Åbne kontormiljøer kan ikke stå alene

 

/mennesker

Som så mange andre arbejder jeg i et åbent kontorlandskab. Åbne kontorer er gode…til nogle ting. Men de skal eksistere i sammenhæng med andre valg og muligheder for os, der arbejder på kontoret.

For nogle år siden, i oktober 2014, satte Harvard Business Review (et anset management-tidskrift) fokus på arbejdspladser. Især en af artiklerne (som der er link til nederst i denne artikel) tiltalte mig virkelig.

Første, anden, tredje…

Artiklen handler om behovene for os, der arbejder i kontormiljøer, og forfatterne kigger på det fra et psykologisk perspektiv. Et uddrag fra artiklen (jeg opsummerer de vigtigste punkter efter citatet, men læs det gerne, hvis du er nysgerrig):

In thinking about office design, it’s helpful to understand that neuroscience research identifies three basic modes of attention.

*The first* is controlled attention: working on a task that requires intense focus, such as writing or thinking deeply, while willfully avoiding unrelated thoughts and inhibiting external stimuli. When we are in this mode, interruptions and other distractions are unwelcome, and our need to control the environment around us increases.

*The second* mode is stimulus-driven attention: switching focus when something catches our attention. When we’re performing routine tasks — responding to e-mails, scheduling meetings, or catching up on other administrative work — we may tolerate or even welcome interruptions or distractions. Many people choose to perform routine tasks in open, social, or active settings.

We call *the third* mode rejuvenation — the periodic respites from concentration that we take throughout the day. It’s a time-out for our brains and bodies and often a chance to engage socially with others or express emotions that we’ve kept on a tight leash. For rejuvenation, people may seek either a highly stimulating environment or a quiet one, depending on personal preference.

The need to control stimulation as we switch among the three modes means that we require a variety of workspaces that afford more or less privacy. The challenge is to find the right balance of social and private and to provide spaces that enhance all three modes.

Lad mig opsummere uddraget i korte træk: Indenfor neurovidenskaben arbejder man med tre slags opmærksomhed:

  1. Kontrolleret opmærksomhed: Det er, når du arbejder på en opgave, der kræver intens fokus – hvad enten du skriver eller tænker. Her er forstyrrelser ikke velkomne.
  2. Stimulus-drevet opmærksomhed: Hvor du skifter fokus, når noget fanger din opmærksomhed. Det kan være, når du udfører rutineopgaver (såsom at tjekke mails), og mange foretrækker at gøre dette i åbne og sociale omgivelser.
  3. Fornyelse: De pauser, vi tager i løbet af dagen for at give vores hjerne lidt fri. Det er også her, man typisk er social med kolleger og andre. Her er der nogle, der søger stimulerede miljøer, andre et stille etc.

Fordi, vi har behov for at kunne styre stimulanser (eller forstyrrelser), mens vi skifter mellem de tre tilstande, behøver vi også forskellige arbejdssteder.

Kampen for fokus midt i kaos

En del af mine opgaver kræver meget koncentration. Jeg læser mange artikler, skriver mine egne, skriver diverse dokumenter, tager beslutninger, afleverer anbefalinger – ja, listen fortsætter.

I det åbne kontormiljø skifter vi mellem disse tre tilstande hele tiden. Og oven i det forsøger vi at smide mikropauser ind hist og her. Det er på randen af kaos sammenlignet med, hvad den kontrollerede opmærksomhed kræver.

En af bivirkningerne ved alt dette er, at vi glemmer vores pauser og at lade vores hjerne slappe af. Vi (og vores hjerne) har brug for denne “fornyelse” for at kunne opnå fokus og koncentration igen senere.

Hvad kan man selv gøre?

Der er dog nogle ting, vi kan gøre for at hjælpe os selv. En af dem (som jeg er glad for) er at sætte arbejdsopgaverne i kalenderen. Ved at gøre dette laver du en form for kontrakt med dig selv: På dette specifikke tidspunkt vil du fokusere på en opgave, du skal have løst.

Men… dette er desværre ikke det samme som, at der bliver ro omkring dig i det åbne kontorlandskab. Hvis du vil øge dine chancer for at kunne fokusere og arbejde på en måde, der kaldes ‘Deep Work’, er du nødt til at finde et andet sted, du kan udføre arbejdet. Eventuelt blot for en time eller to.

I mit tilfælde er jeg nødt til at arbejde hjemmefra. Det gør jeg derfor hver torsdag formiddag (i nogle uger også tirsdag). Det er her, jeg læser artikler, nedskriver nogle af mine idéer og så videre. Jeg er ikke en travl mailtjekker i disse timer, skønt jeg selvfølgelig holder et halvt øje på indbakken på telefonen.

I løbet af de seneste måneder har jeg læst bøger om emner som designledelse, Lean Startup, Lean UX og Value Proposition Design. Dette er jo arbejde, så det læser jeg selvfølgelig i min arbejdstid. Og da jeg ikke kan læse i et åbent kontormiljø eller mødelokale (tro mig, jeg har prøvet), gør jeg da hjemmefra.

Når jeg har været fokuseret på eksempelvis at læse i noget tid, kan jeg mærke, at min opmærksomhed begynder at svigte. Det betyder, at det er tid til en pause. Vi opdager ikke disse små hints fra vores hjerne i et travlt, larmende og til tider kaotisk åbent kontormiljø. Hvilket er en af grundene til, at vores hjerner kan føles, som om de enten er blevet kørt over af en damptromle, eller at vi står ved siden af et lyntog i fuld fart, når vi har fri og begiver os hjemad.

Dette fungerer for mig – skønt det naturligvis ville være lettere, hvis vi havde et sted, jeg kunne sætte mig hen og fordybe mig, blot i nogle få timer.

Desværre er min fornemmelse, at for få arbejdspladser har fokus på de tre typer af oprmærksomhed, vi kontorarbejdere skifter imellem. Og tragisk nok tror jeg også, at for få af os selv har fokus på det. Hvornår har du for eksempel sidst taget noget af dit fokuskrævende arbejde med et sted hen, hvor du kan koncentrere dig?

De tre tilstande (kontrolleret opmærksomhed, stimulus-drevet opmærksomhed og fornyelse) siger noget om, hvordan vi som mennesker fungerer og arbejder.

🏁

📨 Følg med på mail

Få besked via mail, når jeg udgiver nye artikler:

Kilder / Læs mere:

» Balancing “We” and “Me”: The Best Collaborative Spaces Also Support Solitude [Harvard Business Review, oktober, 2014]

» To do: Put your tasks in your calender [Medium / Lars K Jensen, 22. august, 2016] – min egen beskrivelse af, hvordan jeg lægger opgaver i min kalender

» Der findes også  en bog om ‘Deep Work’ [Amazon.co.uk] …jeg har dog ikke læst den endnu.

» Du kan også læse ‘Why Deep Work Helps You Get More Done in Less Time’ [Medium / Srinivas Rao, 25. oktober, 2016]

» Foto: Andri / Pexels


Bemærk:

Denne artikel blev oprindeligt udgivet på engelsk på Medium »


 

Skriv din kommentar: